Bab 4 (Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah dan Membuat Keputusan)

Bab 4

Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah dan Membuat Keputusan.

Pendahuluan

yang dimaksudkan Pendekatan systemdalam memecahkan masalah ialah,cara dalam suatu pendekatan sistematis untukpemecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenisusaha,masing-masing ialah:

1.     Persiapan, maksudnya ialah dalammemecahkan suatu permasalahan baik di luar ataupun dalam,harus mempunyaipersiapan,karena kita ingin meng-clear kan dari permasalahan tersebut.

2.     Definisi, maksudnya ialah kita harusmempunyai suatu definisi-definisi (intinya) dari masalah tersebut,apakahmasalah yang dihadapai cukup rumit atau tidak.

3.     Solusi, maksudnya ialah Masalah ygbesar ataupun kecil itu pasti mempunyai solusi yang baik,jika kitamemecahkannya dengan keadaan positif,dan bisa diterima oleh pelaku yangterlibat dalam masalah tersebut,dan tidak merugikan untuk pihak manapun.

Dalam mempersiapkan pemecahanmasalah,manajer memandang perusahaan sebagai suatu system dengan memahamilingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalamperusahaan. Dalam mendifinisikan maslah, manajer bergerak dari tingkat systemke subsistem dan menganalisisn bagian-bagian system menurut suatu urutantertentu.  Dan dalam memecahkan masalahjuga manajer harus mengidentifikasikan berbagai alternative,mengevaluasinya,memilih yang terbaik,menerapkan,dan membuat tindak lanjuti untuk memastikanbahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Pembahasan.

Pemahaman dasar pemecahan masalah danpembuat keputusan.

Dengan kenyataan tersebut,kitamendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untukmenimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadipemecahan masalah berarti tindakan member respon terhadap masalah untuk menekanakibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. }entingnya pemecahanmsalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi padakonsekuensinya Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajeryakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kuncipemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternative keputusan. Solusibagi suatu masalah harus mendayagunakan system untuk memenuhi tujuannya,seperti tercermin pada standar kinerja system. Standar ini menggambarkankeadaan yang diharapkan,apa yang harus dicapai oleh system. Selanjutnya manajerharus memiliki informasi yang terkini, informasi itu menggambarkan keadaan saatini,apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat ini dan keadaan yangdiharapkan sama,tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan,jika kedua keadaan itu berbeda,sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harusdipecahkan.

Selanjutnyamanajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapaioleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidakterdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan ituberbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaanantara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solutioncriterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan

saatini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatifdiidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiapalternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yangmungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1.Kendala intern dapatberupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja,SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2.Kendala lingkungan dapatberupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesainguntuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan olehmasalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejalamenarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidakmengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatupersoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Tahapanpemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan system.

Prosespemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofidi Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910 iamengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalahsuatu kontroversi secara memadai yaitu:

1.     Mengenalikontroversi

2.     Menimbangklaim alternative

3.     Membentukpenilaian

Kerangka kinerja yang dianjurkan untukpenggunaan computer dikenal sebagai pendekatan system. Serangkaian langkah-langkahpemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tamadipahami,solusi alternative,dipertimbangkan,dan solusi yang dipilih bekerja.

Dalammemecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus

dilakukanoleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /pemecahan.

-Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkanmasalah dengan menyediakan orientasi sistem.

-Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untukdipecahkan dan

kemudianmemahaminya.

-Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagaisolusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik,menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwamasalah itu terpecahkan.

Sisteminformasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem

dukungan(support systems) saat menerapkanpendekatan sistem.

1.Usaha persiapan

Tigalangkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena

ketiganyabersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.Ketiga masalah itu terdiri dari:

a)Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b)Mengenal sistem lingkungan

c)Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2.Usaha definisi

Usahadefinisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada(identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi(pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu:

a)Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b)Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

3.Usaha pemecahan

Usahapemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak

(feasible),pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

FaktorManusia yang mempengaruhi Pemecahan Masalah.

Tiapmanajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka

mempengaruhibagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, danmenggunakan informasi. Berikut ini beberapa faktor yang mempengaruhi untukmemecahkan suatu masalah.

+) Merasakan masalah

Manajerdapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan

masalah (problemsolving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapimasalah.

-Penghindarmasalah (problem avoider),manajer ini mengambil sikap positif dan

menganggapbahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan

masalahdengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang

perencanaan.

-Pemecahmasalah (problem solver),manajer ini tidak mencari masalah juga tidak

menghalanginya.Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

-Pencarimasalah (problem seeker),manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

+) Mengumpulkan informasi

Paramanajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan

informasi(information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersediabagi mereka.

-Gayateratur (preceptive style),manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segalasesuatu yang tidak berhubungan dengan area

minatnya.

-Gayamenerima (receptive style),manajer jenis ini ingin melihat semuanya,

kemudianmenentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain

dalamorganisasi.

+) Menggunakan informasi

Manajerjuga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan

informasi (information-usingstyles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatumasalah.

-Gaya sistematik (systematicstyle), manajer memberi perhatian khusus untuk

mengikutisuatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

-Gaya intuitif (intuitivestyle), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu,tetapimenyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Kesimpulan.

Daripenjelasan diatas,saya menyimpulkan bahwa pemecahan masalah,baik itu masalahbesar maupun kecil dalam suatu perusahaan harus bisa dipikirkan menggunakanlogika bagi seorang manajer ataupun orang terlibat dalam pemecahan masalah,danjangan menyimpulkan atau memihak siapa pun dalam membela kebenaran. Dan masalahakan terpecahkan jika akan di cari solusi yang terbaik.

DaftarPustaka.

http:// juwita.staff.gunadarma.ac.id

http://vryan.wordpress.com

http://id.wikipedia.org/wiki